La Insignia de Dropbox

Si tiene instalado Dropbox en su computadora, celular y tablet y abre un archivo de una de sus carpetas compartidas que sea Microsoft (Word, Excel o PowerPoint), aparecerá en la parte derecha (a media pantalla) el típico logo de una caja cuadrada de cartón abierta, correspondiente a Dropbox.

Detrás de ese insignia, existe una herramienta muy útil, diseñada para ayudarnos a trabajar colaborativamente. Podemos: Compartir el archivo con las personas del equipo, pedirles su opinión mediante comentarios en el archivo (de esto habíamos hablado en un artículo anterior) y consultar el historial de versiones para retroceder en el tiempo y encontrar contenido que ya modificamos o eliminamos. Muy útil, verdad?

Si tenemos la versión para empresas, podremos adicionalmente ver quiénes más están visualizando o editando el archivo y tendremos actualizaciones instantáneas del mismo para ver las modificaciones que están haciendo nuestros compañeros.

Para poder usar esta nueva forma de edición que nos ofrece Dropbox, es necesario guardar los archivos en .docx, .xlsx y pptx; ya que no funcionan completamente con el modo de compatibilidad (.doc, .xls y .ppt).

Solicitudes de archivo

Como su nombre lo indica, la opción de solicitudes de archivos permite solicitar y recibir archivos de los colaboradores que indiquemos. Estos archivos se guardarán directamente en la carpeta de Dropbox que especifiquemos.

Funciona de esta manera:

• Podemos recibir archivos de quienes queramos: cualquier persona puede enviarnos un archivo, aunque ésta no tenga una cuenta en Dropbox.
• Podemos recibir archivos de gran tamaño de hasta 2 GB, que no podríamos recibir si se adjuntan a un correo electrónico.
• Podemos beneficiarnos de las ventajas de la nube, ya que mantendremos nuestros archivos al alcance de la mano y protegidos; ya que los archivos que nos envíen están disponibles en todos nuestros dispositivos (computadoras, smartphone y Tablets) pero solo para nosotros. Y algo muy importante, quienes nos envíen archivos no podrán ver los archivos que cargan otras personas, a menos que decidamos compartirlos con ellos y tampoco podrán acceder a tu Dropbox si no los invitas de forma explícita.

Esperamos que se animen a poner en práctica estas dos nuevas funcionalidades de Dropbox, y que compartan sus experiencias con nosotros a través de la opción de comentarios de este blog o usando las redes sociales.